Im Recruiting entstehen besonders viele personenbezogene Daten – oft bevor überhaupt ein Arbeitsverhältnis besteht. Genau hier passieren häufig Fehler: zu lange Speicherung, unklare Hinweise, unkontrollierte Weitergabe an Fachabteilungen oder KI-Tools ohne Transparenz.
Welche Daten typischerweise anfallen
Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Lebenslauf, Zeugnisse, Foto, Gehaltsvorstellungen, Social-Media-Profile (wenn vom Bewerber angegeben), Ergebnisse von Online-Tests oder Video-Interviews.
Häufige Risiken und Fehler
- Bewerbungen werden „für den Talentpool“ aufbewahrt – ohne gesonderte Einwilligung
- Fehlende oder unverständliche Datenschutzhinweise im Bewerbungsformular
- Unterlagen werden intern weitergeleitet, ohne dass klar ist, wer Zugriff hat
- Profile auf LinkedIn/XING werden ohne Rechtsgrundlage ausgewertet
- KI-Tools sortieren vor, ohne dass Bewerber darüber informiert werden
So gestalten Sie Recruiting DSGVO-konform
- Rechtsgrundlage dokumentieren: Meist Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Für Talentpools braucht es eine freiwillige, gesonderte Einwilligung.
- Datenschutzhinweis sichtbar machen: Kurz, verständlich, mit Speicherdauer (in der Regel max. 6 Monate nach Verfahrensende, sofern keine Einwilligung für länger vorliegt).
- Zugriff beschränken: Nur Beteiligte am Verfahren. Löschkonzept festlegen und technisch umsetzen.
- Video-Interviews & Tests: Einwilligung einholen und Anbieter (AV-Vertrag) prüfen.
KI im Recruiting – Chancen und Pflichten
KI kann Lebensläufe vorsortieren, Matching-Scores berechnen oder Chatbots erste Fragen beantworten lassen. Viele dieser Systeme gelten nach dem EU AI Act als Hochrisiko-KI (Auswahlverfahren).
Das bedeutet konkret:
- Transparenz gegenüber Bewerbern (KI wird eingesetzt)
- Menschliche Aufsicht – die finale Entscheidung trifft ein Mensch
- Dokumentation und Risikomanagement
- AV-Vertrag mit dem Anbieter und Prüfung von Drittlandtransfers
Die DSGVO bleibt die Grundlage für die Datenverarbeitung. Der AI Act ergänzt zusätzliche Pflichten – er ersetzt sie nicht.
Praktische Checkliste Recruiting
- Datenschutzhinweis im Bewerbungsprozess aktuell und verständlich?
- Talentpool nur mit dokumentierter Einwilligung?
- Löschfristen definiert und technisch umgesetzt?
- Bei KI-Einsatz: Information der Bewerber + menschliche Entscheidung?
- AV-Verträge mit allen relevanten Tools vorhanden?
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