Beim Onboarding werden viele Daten auf einmal erhoben – oft mehr als nötig. Gleichzeitig starten neue Mitarbeiter mit Zugängen, Formularen und Tools. Genau hier lohnt sich ein klarer, schlanker Prozess.
Typische Daten
Personalstammdaten, Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsdaten, Notfallkontakte, ggf. Führerschein- oder Gesundheitsdaten, Zugangsdaten zu Systemen, optional Foto für Intranet.
Häufige Fehler
- Zu viele „nice to have“-Daten abfragen
- Unterlagen unverschlüsselt per E-Mail senden
- Gesundheitsdaten ohne besondere Rechtsgrundlage speichern
- Onboarding-Tools ohne AV-Vertrag und ohne Löschkonzept
DSGVO-konform gestalten
- Datensparsamkeit: Nur erheben, was für Vertrag und gesetzliche Pflichten nötig ist.
- Optionale Daten: Gesonderte Einwilligung (z. B. Foto).
- Sichere Übermittlung: Verschlüsselte Portale statt offener E-Mail.
- Löschfristen: Von Anfang an festlegen; nicht mehr benötigte Bewerbungsdaten entfernen.
- Rechte der Betroffenen: Neue Mitarbeiter über Auskunft, Berichtigung und Löschung informieren.
KI im Onboarding
Chatbots beantworten Standardfragen, Workflows erinnern an fehlende Unterlagen. Wichtig: Transparenz, AV-Vertrag und – bei sensiblen Daten – Prüfung einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
Checkliste
- Nur notwendige Daten im Onboarding-Formular?
- Sichere Übermittlungsweg eingerichtet?
- AV-Verträge mit Onboarding-Tools vorhanden?
- Löschkonzept für Alt- und Bewerbungsdaten definiert?
Onboarding datenschutzkonform aufsetzen?
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