Beim Austritt eines Mitarbeiters entscheiden Schnelligkeit und Klarheit: Werden Zugänge sofort deaktiviert? Was wird gelöscht, was muss aufbewahrt werden? Viele Unternehmen scheitern hier an unklaren Prozessen.
Typische Daten
Kündigungsschreiben, Abwicklungsdaten, Resturlaub, Exit-Interview-Notizen, Zugangsdaten, ggf. Wettbewerbsverbote und offene Forderungen.
Häufige Fehler
- Zugänge bleiben Tage oder Wochen aktiv
- Daten werden nicht oder zu spät gelöscht
- Exit-Interviews ohne Zweckbindung und Einwilligung weiterverwendet
- Ehemalige Mitarbeiter erhalten Newsletter oder Systemzugänge
DSGVO-konform gestalten
- Zugänge sofort sperren am letzten Arbeitstag – technisch und organisatorisch.
- Löschkonzept: Gesetzlich notwendige Aufbewahrung vs. Löschung/Anonymisierung des Rests.
- Exit-Interviews: Klare Zweckbindung, ggf. Einwilligung.
- Übergabe an Nachfolger: Nur das Nötigste, dokumentiert.
KI beim Offboarding
Workflows können Checklisten und Löschfristen unterstützen. Bei Auswertung von Exit-Gesprächen: anonymisieren, Zweckbindung einhalten, AV-Verträge prüfen.
Checkliste
- Prozess zur sofortigen Zugangssperrung definiert und getestet?
- Lösch- und Aufbewahrungsfristen dokumentiert?
- Exit-Interview-Zweck klar und rechtlich abgesichert?
- Keine automatischen Mailings an Ex-Mitarbeiter?
Offboarding-Prozess datenschutzkonform machen?
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